Pour diverses raisons, les membres d’une association se tournent parfois vers l’organisation d’un événement. Quel que soit l’événement que vous souhaitez organiser, nous vous dirons tout ce que vous devez savoir à ce sujet.

L’événement associatif a pour but de promouvoir l’association, mais aussi de recruter des bénévoles. Il faut savoir que l’organisation d’un événement pour son association requiert beaucoup de temps et d’investissement en soi.

L’importance de bien définir ses objectifs

L’organisation d’un événement pour son association peut être une tâche particulièrement ardue. C’est pourquoi il est si important d’établir le ou les buts de l’événement. En effet, c’est une étape clé, une condition sine qua non pour son accomplissement et sa réussite.

Mais parfois, il suffit de se référer aux dispositions des statuts de l’association pour savoir le but d’un tel événement.

Ce qu’il ne faut pas négliger

Il ne faut surtout pas négliger le lieu de l’événement de l’association, le budget et la date. Pour cela, il est nécessaire de développer un back-planning des événements. Il est important d’évaluer les besoins financiers, mais aussi les besoins humains que requiert la réunion. Mais pas seulement. Le support de communication et la logistique sont également à prévoir. Une fois hiérarchisées, il faut répartir les tâches entre les membres et les bénévoles. Cohérence et responsabilité sont les maîtres mots de cette phase de préparation.

Nous devons également nous rappeler que de tels événements contribuent à des événements imprévus. Il faut les anticiper pour mieux les gérer le jour J. Si vous voulez que les choses se passent bien, il est préférable de contacter votre responsable de la communication événementielle.

Cas spéciaux pouvant concerner l’association

Des règles particulières doivent s’appliquer lors de l’organisation de certains événements associatifs. C’est le cas des événements de masse auxquels participent plus de 1 500 personnes et plus de 5 000 personnes, quelle que soit la nature de l’événement. Dans de telles circonstances, un service de commande est requis.

De plus, les procédures et obligations à suivre dépendent du lieu de l’événement. En effet, ils diffèrent selon que votre événement se déroule dans une salle, dans le domaine public, ou sur la voie publique. Il faut également prendre compte la nature de la réunion et ses modalités.

Fournir des billets pour des événements payants

Si vous décidez d’impliquer financièrement les participants, vous devez mettre en place une billetterie. En effet, l’organisation d’un événement public payant est soumise à certaines règles, dont l’une consiste à mettre en place une billetterie. Il peut être détenu par un particulier ou dématérialisé et nécessite dans ce cas un contrôle informatique. Dans les deux cas, vous devrez enfin compter le nombre de billets vendus, annulés et déterminer vos revenus.

Obligations légales de l’association

Bien entendu, l’organisation d’un événement d’association doit respecter certaines règles. La responsabilité incombe donc à l’organisateur de l’événement, en l’occurrence la structure associative.

D’une part, assurez-vous que votre réunion ne nécessite aucune formalité de demande d’autorisation ou de déclaration. En effet, certains événements sont soumis à ces obligations.

En plus de signaler l’événement à l’autorité compétente, des mesures supplémentaires doivent également être prises dans certains cas.